お客様 問い合わせ メール 返信 例文
- お客様 問い合わせメール返信 例文
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特に大切なのが下記の3つのポイント。 それが・・・ 件名は「Re:」が付いた状態で返信する 問い合わせへのお礼を述べる 返信は24時間以内に行う それぞれについて詳しく見ていきましょう! 件名は「Re:」が付いた状態で返信する メールの返信ボタンを押すと、件名の最初に「 Re: 」が付きますね。 「Re:」が付いていれば、お客様が問い合わせへの返信だとすぐにわかります。 件名を見るだけで、内容がすぐにわかるようにすることも相手への配慮。 ビジネスマナーの基本でもありますから、 件名は変えずに返信 をしましょう! 商品やサービスに関する問い合わせは、 何らかしらの気付き を与えてくれるはず。 説明に何らかしらの不足があった可能性、さらに知りたいと思った可能性などが考えられます。 つまり、 お客様が発信するシグナル とも言えるのです。 そのため、 問い合わせというアクション に対して、しっかりとお礼を述べましょう。 「お問い合わせいただきありがとうございます」などのような文言ですね^^ ビジネスメールは 24時間以内に返信する のが、一般的なマナー。 返信が遅ければ、お客様に不快な思いをさせてしまいます。 また、会社としての信用にもつながるので注意が必要です。 対応が悪い会社と思われるのは、ぜひ避けたいですね。 早いに越したことはありませんが、まずは24時間以内の返信を心掛けていきましょう! まとめ お客様からの問い合わせメールに対する返信について、振り返っておきましょう。 <問い合わせメールへの返信のポイント> ① 件名は「Re:」が付いた状態で返信する ② 問い合わせへのお礼を述べる ③ 返信は24時間以内に行う 問い合わせメールに対しては、特に丁寧に対応すること。 顔が見えない分、返信メールの内容がとても大切になります。 ビジネスマナーを踏まえた内容で、 お客様が求めている回答 を心掛けてくださいね! もしも、的はずれな回答をしてしまえば、不信感の原因になってしまいます。 そうすると、お客様を怒らせてしまう、もしくは見切られる可能性が高いです。 問い合わせが分かりにくい場合には、ご紹介した例文のように、 内容を確認 しましょう! 内容はもちろん大切ですが、 返信のスピード も大切。 一般的なマナーとされている24時間以内に返信をしてくださいね。 例文は問い合わせ内容に合わせて、その都度アレンジしてご活用くださいませ。 誠意ある返信を行い、興味を持っているお客様の購入へつなげていきましょう!
お客様 問い合わせメール返信 例文
疑問・質問に対する返信 顧客から疑問や質問に関する問い合わせが来た場合に、提案するケースとお断りするケースについて紹介します。 提案するケース ここでは、製品の互換性に関する問い合わせに対して、提案をする場合を例に紹介します。 書き方のポイントとしては以下です。 具体的な回答・対応策を提示する 顧客に役立つ情報は積極的に発信する 弊社製品「●●」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 ●●株式会社サポートデスク担当でございます。 >●●と○○に互換性はありますか? 「●●」と「○○」に互換性はございません。しかしながら「△△」とは互換性がございます。 互換性のあるバージョンリストにつきましては、下記「●●の互換性」をご参照ください。 URL:www~ 上記をご確認いただき、その他ご質問、ご不明な点がございましたら、 折り返しご連絡いただけますと幸いです。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 お断りするケース ここでは、商品の入荷予定に関する質問に関しての返信を例に解説します。 書き方のポイントとしては以下です。 なるべく否定文の使用は避ける 次につながる内容を盛り込む お問い合わせいただき誠にありがとうございます。 ●●株式会社サポートデスク担当でございます。 >●●の入荷予定はありますか? 誠に恐れ入ります。ご希望の商品「●●」でございますが、現在のところ販売が未定となっております。ご希望に沿えず誠に申し訳ございません。 今後、もしお問い合わせ商品の取り扱いが決定いたしましたら、メールマガジン・HP等にてご案内いたします。その際はどうぞよろしくお願いいたします。 3. 意見・提案に対する返信 顧客からご意見や提案をいただく場合もあります。そのような時の返信メールの書き方のポイントは以下です。 謙譲語の使い方に注意する 顧客名を入れてお礼の気持ちを伝える お問い合わせいただき誠にありがとうございます。 ●●株式会社サポートデスク担当でございます。 >ページのレイアウト管理をもっと直感的に操作できるよう改善して欲しいです。 この度は操作課題のご共有いただきありがとうございます。 〇〇様の貴重なご意見を参考に、当「●●(サービス名)」のUIデザイン改善に努めてまいります。 このほかお気づきの点がございましたら、どうぞ弊社までお知らせください。〇〇様がより快適にサービスをご利用いただけますよう、一層精進いたします。 今後とも弊社「●●」をご愛顧くださいますようお願い申し上げます。 4.
今すぐにでも会社を退職したいという方は、ご利用くださいませ↓ お客様からの問い合わせメールは、どう返信すればいいの? あなたの会社が商品やサービスを提供していれば、このようなことで悩むことがあるはず。 購入前のお客様から問い合わせがくるということは、商品やサービスに興味を持っている場合が多いです。 ですが、そこで悩んでしまうのが 返信の仕方 。 下手な返答をしてしまえば、もうお客様は戻ってきてくれません。 興味を引くのは難しいですが、興味を失うのは一瞬ですからね^^; そのため、 丁寧に返信することが大切 です。 では、 お客様 からの 問い合わせ メール への 返信 は、どんな内容にすればよいのでしょうか? そこで今回お伝えするのが・・・ 購入につなげるための例文 色々な考えの方がいるため、問い合わせの種類も多様です。 マナーを踏まえた文で、なおかつ 的確に回答 をしなければなりません。 問い合わせの内容が分かれば問題ありませんが、たまには内容が分かりにくいメールが来ることもあるでしょう。 そのため、 返信の基本パターン 内容が分かりにくい場合の返信パターン の2パターンの例文をご紹介していきます! また、例文に加えて 意識すべきポイントの解説付き でお伝えします。 そのため、あなたの状況に合わせてアレンジ可^^ まずは返信の基本パターンから見ていきましょう。 お客様からの問い合わせに対する返信の例文 問い合わせメールに、送り主からの名前が入っている場合には、きちんと「〇〇様」と 名前を入れて返信 しましょう。 もしも名前がなければ、「お客様」で問題ありません。 商品やサービスに興味を持った問い合わせの場合には、あなたの対応次第で今後が変わります。 つまり、 購入に結びつくか否か ということ。 そのため、丁寧な対応が大切なのです。 以上のことを踏まえた上で、例文を見ていきましょう! 件名:Re:本棚の段数と色について 鈴木 様 有限会社グリーンゲイブルズの中村と申します。 この度は、商品についてお問い合わせいただきありがとうございます。 お問い合わせの「アーリーアメリカン調本棚(商品NO:SH−015) 色:濃茶」の件ついて、以下のとおりご回答させていただきます。 【棚の段数】 最大で6段の設定が可能であり、本の高さに合わせてご自由に段数を設定できます。 ネジで簡単に取り外しが可能ですので、女性の方でも気軽にお取り扱いが可能です。 【棚の色】 色はネット上でご紹介している画像と、ほとんど変わりありません。 ただし、鈴木様からご指摘いただきましたように、素材が胡桃の木なので、実物はより木目がはっきりと出ており、味わい深いものとなっております。 一部をアップにした画像を添付いたしますので、ご参考になれば幸いです。 他にも何かご不明点がございましたら、お問い合わせくださいませ。 よろしくお願い申し上げます。 有限会社グリーンゲイブルズ お客様窓口担当:中村 洋子 〒123-4567 東京都港区〇〇11-1 グリーンビルディング2階 TEL:03-××××-×××× FAX:03-××××-×××× E-mail:××××××@ お問い合わせのあった商品名やサービス名は、 返信メールにも記載すること が大切。 お客様への確認のみならず、あなた自身の確認もなりますよ!
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顧客の問い合わせメールや自動返信メールの内容を考えるのは大変な作業です。 問い合わせ対応は企業の信頼度に大きく関わる業務 なので、どう書いたら良い印象を持ってもらえるのか、不快な印象を与えないためにはどうすればいいのか、悩んでいる方は多いと思います。 問い合わせ内容には「質問」「意見」「提案」「クレーム」などの種類があるので、 それぞれの種類ごとのメール用テンプレートを用意しておくと業務がスムーズに進みやすく なります。 この記事では、返信メールの書き方のポイントや、シチュエーション別の返信メール文例を紹介します。自社用にカスタマイズして活用してみてください。 また、問い合わせを受けるフォームの作り方は、以下で紹介しています。返信を効率化するツールなども紹介しているので参考にしてください。 問い合わせフォームの作り方・注意点をわかりやすく解説【ツール6選】 問い合わせへの返信メールの基本ルール 問い合わせへの返信メールには、守らなければならないルールがいくつか存在します。 返信する担当者のこだわりによって変わる部分ではありますが、ここでは最低限守っておきたい基本的なルールを解説します。 1. 件名は「Re:(リー)」で返信 顧客から届いた問い合わせメールには、件名を変えずに「Re:」で返信します。 件名を変えてしまうと、どこに送ったメールだったのか、何の要件に対する返信なのかをスムーズに思い出せないからです。 ただ、企業側が新たにメールを作成して送信する場合は、件名を変えても問題ありません。その場合、問い合わせ内容に対して「回答・報告・提案」のどれが書かれているのか、明確にします。 例えば、こういったメールの件名例としては以下です。 【会社名】お問い合わせいただいた「●●」の件 【○○様】会社名:お問い合わせいただいた件へのご回答です 【ご回答】(商品・サービス名)の修理期限につきまして 2. ビジネスメールの基本的な構成を守る ビジネスメールの本文パートは、以下の順で記載します。 宛先 顧客に誰からのメールなのか確実に伝えるため、本文中にも宛名を入れる。 書き出し 「拝啓」や時候の挨拶は不要。 名乗り 会社名・部署・役職・名前の順に記載し、誰からのメールなのか明確にする。 本文(用件) 簡潔・丁寧さを意識する(この後紹介する文例集を参照)。 結び 感謝・お願い・検討など、問い合わせ内容に応じて使い分ける。 署名 名刺代わり、コピペしやすいよう項目ごとに改行する。 正しい敬語を使う、カタカナ語や略語の使用は避けるなど、マナーを意識してみてください。 3.
返信の本文に問い合わせ内容を入れる 顧客が問い合わせた内容を振り返る手間を省くため、本文には顧客からの問い合わせメールの内容を入れて返信します。 そうすることで質問内容を理解した上で誠実に回答している印象もアピールでき、質問のどの部分に答えているのかが分かりやすくなります。 メールツールでは、返信のメール作成画面で自然と問い合わせメールが入るようになっているものが多いです。問い合わせ内容を返信のメール内に利用する場合は、行頭に引用符「>」を使うのが一般的です。 問い合わせメールへの返信で顧客満足度を上げるポイント 顧客が問い合わせ対応に求めているのは、返信のスピードと質問に対する的確なアクションです。返信メールで顧客満足度の向上を実現するためには、以下のポイントを意識しながら問い合わせ対応行いましょう。 返信は早いほど好印象 問い合わせメールに対する返信は、なるべく早く行いましょう。 返信が遅くなるほど、顧客は「いつになったら返信が来るのだろう」と感じてしまうため、満足度の低下につながってしまいます。逆に早ければ好印象を与えることができます。 顧客によっては、即日・翌日中の返信であっても遅いと感じる場合もあります。一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「 ビジネスメール実態調査2020 」によると、メールの返信を4時間よりも長い時間待てない人の割合は16. 68%いるということです。 このように、ある程度の時間でも返信が遅いと感じる場合もあるので、前もって多くの返信テンプレートを用意しておくなど、顧客の要望にはなるべくすぐに対応できる体制を作るのがよいです。 一次対応に自動返信メールを活用 問い合わせへの一次対応には、自動返信メールを活用しましょう。 問い合わせが完了した際に自動返信メールが送られることで、問い合わせメールを受け取った旨を伝えられ、顧客に安心感を与えられます。自動返信メールのテンプレートに「担当者からの返信までの時間」を入れておくとより丁寧です。 顧客は問い合わせの送信ボタンをクリックしてから返信が届くまで、「問い合わせは本当に届いたのか」「内容はしっかり確認されたのか」など、不安やストレスを感じます。 送信後に何もアクションがないと、確認のために同じ内容を送信したり、問い合わせフォームとは別の場所から問い合わせを行う場合もあるため、問い合わせ業務を効率化させるためにも自動返信メールは有効です。 自動返信メールとメールテンプレートでお問い合わせ対応の時間を削減した事例は、以下で解説していますので参考にしてください。 自動返信メールとメールテンプレートでお問い合わせ対応の時間を40%削減した方法とは!?